仕事の管理できていますか?

仕事の管理できていますか? 業務可視化
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その現状の姿とは

多くの企業で、担当者の仕事のやり方やプロセスは実施している担当者はわかっているが、管理者は見えていない、管理状態にないという事実です。

この実態は、何を表しているかというと、厳しい言い方ですが、担当者任せの放任に近いマネジメントということです。

ニコポン上司、管理は死語ではありません。

papio
papio

昔、昔「ニコポン上司、管理」という言葉がありましたが、現在も形こそ変え、ニコポンに近い状態であるというのが現状ではないかと私は感じています。

 

ニコポンの「ニコ」とは和やかに笑う表情をあらわしたニコニコの略、「ポン」は肩を叩くさまをあらわす擬態語である。つまりニコポンとはニコニコしながら相手の肩をポンと叩き、親しげにすることで人を懐柔したり、人に物を頼むという処世術の一つである。ニコポンは1913年(大正2年)に当時の首相:桂太郎に対するニコポン宰相ニコポン主義という評に使われて流行。ニコポン上司など一般にも使われたが、こうした態度で人が動かせる時代ではなくなったせいか、現在ではほとんど使われない死語となっている。

引用元: 日本語俗語辞書 

つらら
つらら

でも、言葉としては私も聞いたことないですし、俗語辞書でも死語って

解説してますよ

papio
papio

確かに、言葉としては死語だと思います。

しかし、仕事の任せ方の実態をみてみると、ニコポン風の

ニコッとわらって、「よろしく」「頑張ってるね」「期待してるよ」って肩をポンって叩くって感じの管理者も多いんですよ。

 

人を動かす、人を管理することは、管理職の一つの職務だと思いますが、本来、組織の機能面からすると、管理職は、企業目的に沿って仕事を部下に割り当て、仕事を管理し、企業目的を達成する機能を担っています。

人に焦点を当て、人間関係論や動機付けなどの考え方をよく理解し、人を管理し、評価し、より高い成果を求めることは、もちろん重要です。

しかし、それ以前に、管理職は仕事を把握し、管理することが重要だと考えます。

管理職としての職務を遂行するためには、仕事を職務を設計し、仕事に人を割り当て、また、その仕事に対しての責任と権限を明確にすることが極めて重要です。

そのことを理解している管理職が少ないと私は感じています。

 

つらら
つらら

成るほど、人の管理の前に、先ず仕事を管理することが大切ってことなんですね

仕事が管理できない現状の姿と潜在リスク

多くの企業の管理職は、担当者の仕事のやり方やプロセスが、見えていないということが、残念ながら現状の姿です。

業務可視化の窓

左の概念図は、研修担当者にとっては、有名な「ジョハリの窓」を業務可視化(仕事の管理状態)に応用した概念図です。

多くの企業では、残念ながら仕事の管理状況は、〇で囲んだ「現状の姿」です。

人に任せることは決して悪いことではありません。

考えてみれば、その人に任せておけば安心というのは極めて効率的です。

指示をすれば完璧に仕事をこなしてくれる人がいれば、上司としては安心です。

つらら
つらら

この業務可視化の窓の左下の状態ですね。

その仕事のやり方やプロセスは実施している担当者は

わかっているが、管理者は見えていないっていうのが

現状の姿ってことですね

 

papio
papio

そうなんです、このような担当者の職務上の責任範囲を超えるような任せ方は、担当者の裁量や権限も大きくなり、業務上のリスクが大きくなる可能性があります。

 

これは、仕事のやり方や工数(かける時間)も管理できていませんので、結果しか見えないということで、業務上の内在するリスクも、見えないまま仕事を任せていることになります。

さらに、時間管理や納期も担当者任せで、計画的な業務遂行ができていないということになります。

これでは、内部統制面からも、2020年から中小企業も適用される、働き方改革に対応できないのではないか、と思います。

リスクとはコントロールするものです

リスクはコントロールするものです。

そのためには現状把握が必要になります。仕事には必ずリスクが存在します。あらかじめどのようなリスクが存在するのか可視化し、予防し、発現した場合にはどう対処するのか予め決めておく必要があります。

先ほど述べた担当者しかわからない状態は、重大なリスクです。

人には生物としてのリスクがあります。

病気になる。

気分が滅入る。

肉体的、精神的なリスクがあります。

常に代替性を考慮する必要があります。

トータルリスクマネジマント

 

 

 

 

 

 

 

 

 

リスク管理というと、地震などの災害、企業不祥事への対応など、発生した後のクライシス管理が注目されがちですが、私たちの日常の仕事にもリスクが存在します。日常の仕事が可視化され、リスクがあることを認識し、日常業務でコントロールされていることが重要です。

何回も触れますが、仕事にはリスクが存在します。

結果が正常でも、その仕事の手順は一歩間違えると重大な危機につながります、たまたま正常な結果が出ているだけかもしれません。

担当者任せの仕事は、リスクが認識されずコントロールされていない状態です。

業務を可視化することでリスクを認識して管理していくことが可能となります。

仕事が管理状態であるということは

業務を可視化することで、仕事の手順、その仕事に必要な情報、知識、スキル、標準的な時間、注意点(リスク)が明確になります。

業務可視化の窓あるべき姿

今まで、人についていた仕事が、仕事に最適な人をつけるという状態になります。

Aさんしかできないといった状況から、Bさん、Cさんもできる状態になるということです。

また、仕事のやり方も、可視化された手順をきちんと見直すことで、何のためにその仕事を実施しているのかという視点で見直し、目的が明確でなければ、やめてしまうということで、時間=コストが大幅に削減できることも多くありました。

また、人材育成面からは、仕事が管理されている状態は、その仕事をするための、知識、スキル等が明確になります。経験年数などに関係なく、その仕事実施するための、知識、スキルがあれば、誰でもその仕事ができるということです。

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